Pomoc innej firmy może przydać się nam, gdy zdecydujemy się zorganizować wydarzenie na olbrzymią skalę, a do takich z pewnością zaliczają się sympozja. W przypadku zaproszenia dziesiątek lub setek gości potrzebuje to dużo trudu od organizatora, aby wszystko stosownie skoordynować i dopiąć na ostatni guzik. Jedną z kluczowych spraw, której musimy się poświęcić jest wybór najbardziej poprawnego miejsca sympozjum. Dla zaproszonych gości, którzy potwierdzą swój pobyt możemy opcjonalnie zarezerwować pobyt w pobliskim hotelu, w którym możemy uzyskać odpowiednią zniżkę dla uczestników sympozjum. Czasami konieczne wynajęcie będzie autokaru lub busa, który przewiezie naszych gości np. z obiektu, gzie odbędzie się sympozjum do hotelu lub na obiad. Doświadczone przygotowanie materiałów graficznych, w tym ulotek reklamowych, zaproszeń, kalendarzy bądź smyczy to zadanie, którego najchętniej podjęłaby się agencja reklamowa.



Włożenia mnóstwo trudu potrzebują zarówno szkolenia. Mogą one obejmować podnoszenia kwalifikacji wszystkich pracowników naszej firmy lub mieć charakter komercyjny, a więc możemy planować je w celu uzyskania dodatkowych zysków. Czasami szkolenie potrzebuje posiadania specjalistycznego sprzętu, którym będziemy dysponować podczas jego przeprowadzania. Posiadać projektor, rzutnik, dostęp do stosownej sali w preferencyjnej cenie może mieć zewnętrzna firma, jaka może zaoferować nam swoją pomoc w organizacji wydarzenia. Bywa, iż oszczędności poczynione poprzez firmę pokrywają się z jej wynagrodzeniem, lecz my nie musimy wkładać wyjątkowego wysiłku w kwestie organizacyjne.